Eine PDF-Tabelle in Excel umwandeln und die Werte prüfen
Aktualisiert · WaterPDF
Exportiere PDF-Tabellen als XLSX oder CSV, erhalte bei Bedarf die Seitendarstellung und prüfe Ausrichtung, führende Nullen und Werte anhand der Quelle.
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Prüfen, ob die PDF auswählbaren Text enthält
Versuche, in einem PDF-Leseprogramm eine Zeile auszuwählen. Bearbeitbare PDF-in-Excel-Modi verwenden die vorhandene Textebene; sie schreiben einen Scan nicht ab. Bei einem Scan ohne Text kannst du mit „PDF-Seitenbilder“ ein gerendertes Bild auf ein Arbeitsblatt setzen. Dieses Bild enthält keine bearbeitbaren Wörter. Führe für die Erkennung zuerst separat OCR aus, prüfe den durchsuchbaren Text und versuche dann die Umwandlung. Die Tabellenausrichtung muss weiterhin kontrolliert werden.
Ein Seitenlayout wählen, wenn die Darstellung wichtig ist
„PDF-Seitenlayout“ behält ein Arbeitsblatt pro ursprünglicher PDF-Seite bei, mit bearbeitbaren Zellen, ungefähren Textpositionen, Seitenabständen und Tabellenproportionen. Der Modus führt nicht alle Buchungen zu einer Tabelle zusammen. Schriftarten und komplexe Grafiken können abweichen. „PDF-Seitenbilder“ erhält die gerenderte Seite einschließlich Scans als nicht bearbeitbares Bild auf jedem Arbeitsblatt. Verwende diesen Modus, wenn die Darstellung wichtiger als Tabellenberechnungen ist. Es gelten bis zu 200 Seiten und 320 MB kombinierte Seitenbilder, abhängig vom Gerätespeicher.
Mit einer einfachen Tabelle beginnen
Beginne mit „Tabellen erkennen“ für unterstützte Tabellen mit Rahmen oder farbig hinterlegter Kopfzeile. Der Modus verwendet Tabellengrenzen, um leere Zellen und mehrzeilige Beschreibungen zu erhalten. Passende Tabellen mit denselben Überschriften auf Folgeseiten können ein gemeinsames Arbeitsblatt nutzen. Wähle bei Bedarf „Jede PDF-Seite getrennt behalten“. Ohne klare Grenzen werden Spalten pro Seite abgeleitet. Sonstiger Text bleibt separat erhalten. Komplexe verbundene Zellen, gedrehter Text und ungewöhnliche Layouts müssen weiterhin geprüft werden.
Zellen vor dem Berechnen prüfen
Unterstützte einfache Zahlen und Dezimalzahlen mit Punkt werden zu XLSX-Zahlenzellen, einschließlich korrekt gruppierter Tausenderwerte. Werte mit führenden Nullen, lange Kennungen, Datumsangaben, Werte mit vorangestellter Währung und Dezimalzahlen mit Komma wie 1.234,56 bleiben Text. Formelähnliche Zeichenfolgen werden nicht ausgeführt. Eine kurze numerische Kennung ohne führende Nullen kann irrtümlich als Betrag erkannt werden. Prüfe deshalb Datentypen und alle wichtigen Werte anhand der PDF, bevor du Berechnungen durchführst.
CSV für eine einfache Tabellendatei wählen
Wähle CSV als Ausgabeformat und Komma, Semikolon oder Tabulator als Trennzeichen. Ein Arbeitsblatt wird als UTF-8-CSV mit Byte-Order-Mark gespeichert; mehrere Arbeitsblätter werden als einzelne CSV-Dateien in einer ZIP-Datei heruntergeladen. Anführungszeichen erhalten Kommas, Anführungszeichen und Zeilenumbrüche innerhalb von Zellen. CSV kennt keine Datentypen oder Formatierungen. Ein Tabellenprogramm kann daher beim Öffnen führende Nullen, Datumsangaben oder Dezimalzeichen verändern. Importiere wichtige Spalten als Text. Formelähnliche Werte erhalten ein schützendes Apostroph; prüfe vor Berechnungen die tatsächlich importierten Werte.
Wissen, was nicht wiederhergestellt wird
Eine bearbeitbare Ausgabe stellt ursprüngliche Tabellenformeln, exakte Zellformatierungen, Diagramme oder Bilder aus der PDF nicht wieder her. „PDF-Seitenbilder“ erhält die gerenderte Darstellung als Bild statt als bearbeitbare Tabellenobjekte. Bearbeitbare Modi unterstützen bis zu 200 PDF-Seiten und 50.000 Ausgabezellen. Vergleiche die Arbeitsmappe bei wichtigen Daten mit der Quelle.
Eine Arbeitsmappe wieder in PDF umwandeln
„Excel in PDF“ akzeptiert XLSX und verwendet sichtbare Zellen aus ausgewählten Arbeitsblättern. Wähle alle sichtbaren Blätter, das erste sichtbare Blatt oder einen genauen Blattnamen; ein Name hat Vorrang vor der Auswahl. Beginne mit dem voreingestellten A4-Querformat. Ein Blatt namens Sales mit zwölf sichtbaren Spalten wird in einer PDF in zwei Bereiche aufgeteilt: „Sales · columns 1–10“ und „Sales · columns 11–12“. Jeder Bereich beginnt auf einer neuen Seite; lange Tabellen können weitere Seiten benötigen. „Formatierte Werte“ erhält unterstützte gespeicherte Formate wie 00123, 42.00, Prozent- und Datumsangaben; „Zugrunde liegende Werte“ ignoriert sie. Nicht unterstützte Formate werden mit einem Hinweis durch den zugrunde liegenden Wert ersetzt. Formeln benötigen gespeicherte Ergebnisse, da sie nicht neu berechnet und externe Arbeitsmappen nicht abgerufen werden. Verborgene Inhalte, ursprüngliche Druckbereiche, Diagramme und Bilder werden nicht wiedergegeben. Prüfe jeden Bereich anhand der Quelle.
Rechtsbündige Beträge und fehlende Zellen prüfen
Vergleiche Kopfzeile, einen kurzen und einen langen Betrag sowie eine leere mittlere Zelle mit der Quelle. In einem Kontoauszug benötigen Belastung, Gutschrift und Saldo eigene Spalten; mehrzeilige Beschreibungen müssen beim richtigen datierten Datensatz bleiben. „Tabellen erkennen“ verbindet passende Folgeseiten und erkennbare Fortsetzungen von Beschreibungen. Prüfe die Anzahl der Buchungen und unter „Sonstiger Text“ Kontodetails oder Fußnoten. Führende Nullen wie 00123 und Dezimalangaben wie 1.234,56 bleiben Text, bis du die Zahlentypen in Excel oder LibreOffice bewusst umwandelst.
Beispiel: Zahlenzellen und als Text erhaltene Werte
| PDF-Wert | XLSX-Ausgabe | Vor dem Berechnen |
|---|---|---|
| 1234.50 | 1234.50 als Zahl | Spalte und Betrag vor dem Berechnen prüfen |
| 00123 | 00123 als Text | Konto- und Referenznummern als Text erhalten |
| 1.234,56 | 1.234,56 als Text | Vor der Zahlenumwandlung das richtige Gebietsschema wählen |
| =SUM(1,2) | =SUM(1,2) als Text | Bei der Extraktion wird keine Formel ausgeführt |
Eine PDF enthält nicht die ursprünglichen Tabellenformeln. Erkannte Spalten und Lesereihenfolge müssen geprüft werden, besonders bei verbundenen Zellen und gemischten Textinhalten.